Close

19 maart 2018

Hoe mijn nieuwe mailbox leeg bleef

Empty mailbox

en waarom dat niet erg is

In elke organisatie worden gesprekken gevoerd. Er zijn discussies, er wordt kennis gedeeld en er wordt samengewerkt. In de ideale organisatie heeft iedereen de kennis in huis om zijn of haar functie zo goed mogelijk uit te voeren. Met uiteraard als resultaat blije en enthousiaste collega’s die met plezier aan het werk zijn om de bedrijfsdoelstellingen te realiseren.

Om dit mogelijk te maken ontvang je als medewerker een computer en een mobiel. Ook krijg je toegang tot een mailbox. En daar begint vaak de ellende mee. Want:

  • Je mailbox is automatisch een ‘to do box’ voor anderen. Jij ontvangt berichten die eigenlijk taken zijn om uit te voeren.
  • Je mailbox is ook je geheugen en archief. “Oh dat is belangrijk, dat moet ik bewaren.” Om het daarna niet te kunnen vinden.
  • Je mailbox is nooit meer leeg. Leger dan toen je begon wordt hij nooit meer.
  • Je mailbox en jij: jullie kunnen niet zonder, maar ook niet met elkaar.

Herkenbaar? De berichten in je mailbox leiden af, zorgen voor een informatie overload en maken dat we minder betrokken zijn bij collega’s of projecten. We ontvangen via e-mail een vraag, antwoorden erop en daarmee is de zaak af. Dat dit antwoord via de mailbox van de ander voor nieuwe taken zorgt vergeten we voor het gemak. Daarnaast is e-mail de nummer één aandachtstrekker. En dat leidt af: niet alleen tijdens werktijden, maar zeker ook daarbuiten.

In onderstaand filmpje zie je wat e-mail teweegbrengt binnen een organisatie:

Wanneer je net als in de video op deze manier samenwerkt verspil je tijd en kennis van jezelf én je collega’s. Dat kan gelukkig anders. Je kunt dit weer terugverdienen door transparant en gezamenlijk te werken aan projecten.

Mijn lege mailbox

Vorige maand ben ik bij Engage Dialog begonnen. Ik startte met een login voor de Microsoft Office omgeving en een account voor Jive. Mijn mailbox is sindsdien verschoond gebleven van interne e-mails. Dankzij de intranet oplossing van Jive gebruik ik mijn mailbox alleen voor communicatie met prospects en klanten.

Alle andere informatie vind ik op Jive. Dit is hét intranetplatform dat Dialog Groep gebruikt voor al haar medewerkers. Ons intranet is het vertrekpunt wanneer je iets wil weten. Je zoekt op jouw vraag en krijgt als resultaat het best passende antwoord. Als je vraag nog niet eerder gesteld is, dan stel je deze zelf om van een collega een respons te krijgen.

Het intranet is de plaats waar we afspraken en evenementen voorbereiden, discussies voeren, klantvragen en offertes uitwerken, samenwerken aan documenten (in Microsoft Office en Sharepoint). Kortom: ons intranet is het collectieve brein van ons bedrijf. Als het niet op intranet te vinden is, bestaat het niet. Of er is nog niemand geweest met die vraag :-).

Het voordeel van onze manier van werken

Ik ben geen tijd kwijt aan het uitzoeken wie het juiste antwoord heeft op mijn vraag. Mijn werkdag begint niet meer met mails beantwoorden om daarna te gaan werken. Ik ben sneller van start en neem informatie tot me wanneer het voor mij relevant is.

Het belangrijkste voordeel vind ik vooral dat we samenwerken en we allemaal over relevante informatie beschikken. Zo kunnen we iedere dag weer met plezier werken voor én met onze klanten.

Engage Dialog. Wie zijn wij?

De mensen van Engage Dialog begeleiden en helpen organisaties in hun reis naar meer samenwerking. We ondersteunen bij de implementatie van Jive Intranet en trainen gebruikers om er optimaal gebruik van te maken. Wil je weten wat onze werkwijze jouw organisatie oplevert? Lees dan ook dit artikel, of laat je naam achter in de comments, dan neem ik contact met jou op.